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              善用工具,提高效率,讓飛項(xiàng)為你解難題!
              2022-05-11 11:09:09

              有時(shí)候我總會(huì)想,為什么老天總是如此不公呢?

              別人的工作日??偸蔷袟l、效率賊高,就像上天不忍叫他多干一會(huì)似的。

              而我卻總是焦頭爛額、效率低下,像極了上輩子沒(méi)打完的工這輩子加倍返還了。

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              在職場(chǎng)里,明明我和別人做的是差不多的工作,付出的精力甚至可以說(shuō)是成倍的,但最后得到的成果卻總不能讓我跟老板滿(mǎn)意。

              別人是被動(dòng)996,我是主動(dòng)007。

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              我強(qiáng)烈的求知欲和好勝心讓我開(kāi)啟了對(duì)同事的觀(guān)察模式,很快,我就發(fā)現(xiàn)了區(qū)別。

              同事的日常就像上了鬧鐘一樣,什么點(diǎn)做什么事,對(duì)接誰(shuí)要哪樣材料,樣樣都安排得極有條理

              而我的日常就像在雞窩里斗爭(zhēng),想起什么做什么,臨時(shí)想起來(lái)另一件就馬上趕,這做一點(diǎn)那做一點(diǎn)最后什么都沒(méi)做完,原本想好的內(nèi)容大多數(shù)情況下只能匆匆結(jié)尾。

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              我這時(shí)候才反應(yīng)過(guò)來(lái),我“多花”的那些精力,原來(lái)全用在拆東墻補(bǔ)西墻上了!

              實(shí)際上我才是“吃力不討好”的那個(gè)人,因?yàn)樵谥匾暜a(chǎn)出的企業(yè)環(huán)境里,甲方看到的只有我的成果,而不是為了做出這個(gè)成果我有多努力。

              要想在源頭上解決這種“吃力不討好”的問(wèn)題,首先我要學(xué)會(huì)安排好自己的時(shí)間,明確“什么時(shí)候要做什么事”以及“什么時(shí)候要有什么產(chǎn)出”。

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              在自我復(fù)盤(pán)的過(guò)程中,我了解到了著名的PDCA理論

              一句話(huà)概括,就是寫(xiě)計(jì)劃,做計(jì)劃;算成果,做復(fù)盤(pán)。

              然而,到了第一步我就開(kāi)始犯難了:寫(xiě)了計(jì)劃不會(huì)拆解,拆解完了不自覺(jué)做,到最后豈不是紙上談兵?

              我郁悶地刷著應(yīng)用商店里的“管理類(lèi)”軟件,接著,我的眼前一亮——

              我看見(jiàn)了一個(gè)叫飛項(xiàng)的軟件。

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              一、Plan:萬(wàn)事開(kāi)頭難,計(jì)劃要先行

              PDCA理論的第一步,也是我們?nèi)粘I钪薪鉀Q問(wèn)題最重要的的一步,就是做計(jì)劃。

              我敢打賭,80%的人都不會(huì)給自己做一個(gè)合理的計(jì)劃。

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              要知道,我們?nèi)耸怯卸栊缘摹?/strong>

              就是你一天三杯咖啡下肚,你撐死也只能干個(gè)八小時(shí)的活。

              超出這個(gè)時(shí)間或者對(duì)應(yīng)這個(gè)時(shí)間的工作量,你的效率就會(huì)大大降低。

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              所以,當(dāng)你開(kāi)始制定計(jì)劃的時(shí)候,你要先明確這三件事

              第一,緊急的事情有哪些??jī)?yōu)先度在這之后的事情有哪些?可以往后稍稍的事情有哪些?

              第二,同一類(lèi)事情的難易度如何?

              第三,歸類(lèi)后的事情都需要在什么時(shí)候開(kāi)始?大概會(huì)花多少時(shí)間?

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              明確完之后,你就可以根據(jù)緊急程度>難易度>花費(fèi)時(shí)間的順序,一件件排出你要做的事情有哪些了。

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              平時(shí),我們要列出這些計(jì)劃的手續(xù)會(huì)非常繁瑣:你要一個(gè)個(gè)設(shè)定時(shí)間、名稱(chēng)、內(nèi)容,有些時(shí)候自己記完沒(méi)多久就忘記到底擱哪了。

              但,有了飛項(xiàng),現(xiàn)在你可以直接放飛自我了。

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              借助飛項(xiàng),你可以在三端(公眾號(hào)、PC、APP/小程序)上隨時(shí)隨地創(chuàng)建你的事項(xiàng)。

              什么時(shí)候做,做什么,輕輕松松列入日程。

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              創(chuàng)建完事項(xiàng)之后,別忘記按照你預(yù)想的分級(jí)給它們打上一些標(biāo)簽。

              這樣,當(dāng)你需要按照標(biāo)簽來(lái)篩選、決定當(dāng)前要做的事情的時(shí)候,你會(huì)更有頭緒。

              設(shè)置方法極其簡(jiǎn)單,設(shè)置之后真的好用。

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              設(shè)置完畢后,你就可以在【今日看板】里查看和篩選你要完成的所有任務(wù)啦。

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              雖然上邊的操作就已經(jīng)夠貼心了,但飛項(xiàng)還做足了最后一個(gè)細(xì)節(jié)——

              如果我原本就已經(jīng)設(shè)定過(guò)計(jì)劃了呢?

              那就直接同步。

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              其余操作,照常進(jìn)行。

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              到這里,我的計(jì)劃總算是有了雛形了。

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              二、Do:逐步來(lái)?yè)羝?,?shí)踐出真知

              這一步,可以說(shuō)不管在什么地方都是最重要的。

              制定計(jì)劃的目的,不就是為了更好地執(zhí)行嗎?

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              我發(fā)現(xiàn),有些時(shí)候我之所以會(huì)下意識(shí)拖延,是因?yàn)槲业臐撘庾R(shí)覺(jué)得“這件事不好辦”。

              舉個(gè)例子,今天我需要完成一份合格的活動(dòng)策劃案。

              但是我要完成的工作可就沒(méi)有那么簡(jiǎn)單了:

              首先,我得先做好活動(dòng)的選題,把這些選題交給同一部門(mén)的同事進(jìn)行討論和表決;

              接著,確定選題后,我要按照框架出一份內(nèi)容初稿,再把這份初稿交給其他部門(mén)負(fù)責(zé)審核的同事處理,這之中可能就有好幾個(gè)更改內(nèi)容的來(lái)回;

              最后,活動(dòng)策劃案出完了,我還要把它交給負(fù)責(zé)執(zhí)行的部門(mén),了解可能需要的物料需求并將它派給對(duì)應(yīng)的部門(mén)去解決。

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              簡(jiǎn)單的一個(gè)策劃案任務(wù),涉及的大范圍就有三個(gè),再細(xì)分可能還有四五個(gè)要解決的問(wèn)題。

              我覺(jué)得你看著都頭大,更別說(shuō)我是真要做這些事了。

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              但是,現(xiàn)在我可以非常輕松地使用飛項(xiàng)進(jìn)行事項(xiàng)分解。

              每一步要做什么,都一目了然。

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              接著,我就可以利用飛項(xiàng)的【派發(fā)】功能,把這些任務(wù)交給我對(duì)應(yīng)部門(mén)的同事了。

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              在同一個(gè)事項(xiàng)下的同事,可以使用飛項(xiàng)的內(nèi)部交流功能,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的無(wú)障礙溝通。

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              當(dāng)然,我不用像以前一樣一個(gè)個(gè)去提醒、跟進(jìn)他們的進(jìn)度了,因?yàn)轱w項(xiàng)會(huì)替我完成這些任務(wù)。

              需要周期性完成的任務(wù),設(shè)置一個(gè)【循環(huán)】就可以馬上搞定。

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              需要提醒的任務(wù),就在軟件內(nèi)設(shè)置提醒就可以了。

              這個(gè)提醒覆蓋的范圍極其廣泛——微信、APP、公眾號(hào),哪里你都跑不掉。

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              最絕的是,你甚至可以通過(guò)桌面小組件來(lái)查看你設(shè)定的任務(wù)有哪些。

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              現(xiàn)在,什么時(shí)候做什么,真的完全清晰起來(lái)了。

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              三、Check:定時(shí)做復(fù)盤(pán),及時(shí)知得失

              剛開(kāi)始做出改變的時(shí)候,總覺(jué)得計(jì)劃很美好。

              但實(shí)踐完之后,你就會(huì)發(fā)現(xiàn)——你的提升空間還有很多。

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              比如:這個(gè)計(jì)劃其實(shí)可以分成兩天完成,這部分內(nèi)容也沒(méi)有你想象的那么難搞定……

              這時(shí)候,你就需要一個(gè)復(fù)盤(pán)來(lái)幫你捋清思路了。

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              這里我不得不提一下我最喜歡的【早晚計(jì)劃】功能。

              早上,飛項(xiàng)小姐姐——真的很像你的私人秘書(shū)——會(huì)給你發(fā)來(lái)你自己制定的計(jì)劃有什么。

              晚上,飛項(xiàng)小姐姐會(huì)給你展示你今天完成的事項(xiàng)有哪些,具體完成的情況如何。

              你看,比你坐在那一邊掰手指一邊想,復(fù)盤(pán)起來(lái)是不是方便很多?

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              而且,飛項(xiàng)小姐姐的提醒是可以提前設(shè)置好時(shí)間的。

              選擇一個(gè)你平時(shí)喜歡的復(fù)盤(pán)時(shí)間,接著就等小姐姐來(lái)為你做好總結(jié)吧。

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              四、Act:做好舊總結(jié),迎接新計(jì)劃

              每日復(fù)盤(pán)固然重要,完成項(xiàng)目后的整體復(fù)盤(pán)更加重要。

              計(jì)劃有什么做得好的地方,安排有什么不妥當(dāng)?shù)牡胤?,產(chǎn)出的內(nèi)容和預(yù)期有什么差別,最后得到的成果有沒(méi)有意外之喜,其他人的想法如何……

              說(shuō)實(shí)話(huà),如果你想一次做得比一次更好,那么整體的復(fù)盤(pán)你絕對(duì)不能放過(guò)。

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              利用飛項(xiàng),你就可以輕輕松松地在每一個(gè)項(xiàng)目里有的放矢地做對(duì)應(yīng)的總結(jié)復(fù)盤(pán)。

              和你的伙伴們一起交流得失、總結(jié)方法,高效提升團(tuán)隊(duì)合作效率和個(gè)人處事進(jìn)度,只需要這么簡(jiǎn)單的幾步而已。

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              五、工具:貫穿“人”的一生

              在遙遠(yuǎn)的石器時(shí)代,我們的先祖就已經(jīng)學(xué)會(huì)使用石器和木具去狩獵和生火,為的就是提高生存的幾率,為探索新大陸提供最基本的物質(zhì)支持。

              在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速的現(xiàn)代,我們?cè)诿鎸?duì)日常工作生活中的棘手問(wèn)題時(shí),同樣也可以借助生產(chǎn)力工具提高我們的核心競(jìng)爭(zhēng)力和工作效率,和甲方達(dá)到“合作雙贏(yíng)”和美好結(jié)果。

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              對(duì)我來(lái)說(shuō),飛項(xiàng)就是這樣的一款工具。

              我的工作方式、生活態(tài)度,因?yàn)橛辛怂?,發(fā)生了翻天覆地的變化。

              是它讓我發(fā)現(xiàn),原來(lái)高效率的生活是這么美好。

              本文摘自 :https://www.cnblogs.com/

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